Glossario della fattura elettronica
La fattura elettronica
Fatturazione elettronica
Per fatturazione elettronica si intende il processo di compilazione ed emissione della fattura elettronica e tutti i conseguenti passaggi, quali la sua trasmissione al Sistema di Interscambio, le notifiche ad essa collegate, fino al suo collocamento in conservazione sostitutiva.
Fattura elettronica
La fattura elettronica è un documento digitale costruito secondo specifiche tecniche stabilite dalla legge e che ha valore ai fini tributari. Può essere ordinaria o semplificata a seconda che contenga tutti i campi previsti dalla codifica della FaturaPA o solo un insieme ristretto di essi. La normativa stabilisce con precisione i casi in cui è possibile utilizzare la fattura elettronica semplificata al posto di quella ordinaria, ad esempio per i settori soggetti all'obbligo di emissione dello scontrino elettronico se l'importo del documento rimane inferiore a una determinata soglia.
Struttura della fattura elettronica
La fattura elettronica è costruita utilizzando in modo che le informazioni siano contenute nel documento in modo strutturato. La fattura eletronica è di tipo XML (eXtensible Markup Language).
File XML
Un file XML è un documento informatico costruito secondo il linguaggio eXtensible Markup Language, che è un linguaggio strutturato che consente una precisa collocazione delle informazioni contenute nel file.
Il fatto che sia definito come 'extensible' indica che è possibile definire sia la struttura che l'ordine gerarchico delle informazioni.
Formato della fattura elettronica
La fattura elettronica segue il formato FatturaPA, adeguatamente aggiornato per consentire la trasmissione delle fatture sia verso la Pubblica Amministrazione che nel circuito Business to Business (B2B) e Business to Consumer (B2C).
FatturaPA
La FatturaPA è il formato stabilito dalla legge per la costruzione in linguaggio XML (eXtensible Markup Language) delle fatture elettroniche, sia quelle destinate alla Pubblica Amministrazione che tra privati (B2B e B2C).
I soggetti interessati dalla fatturazione elettronica
Il cedente
Per cedente si intende il soggetto che emette la fattura elettronica. Il termine cedente è riferito ai beni o servizi ceduti al committente.
Il committente
Il committente è il soggetto che riceve la fattura elettronica. Viene definito anche come cessionario.
L'emittente
L'emittente è il soggetto che emette la fattura elettronica per conto del cedente. Per esempio una società che eroga servizi di fatturazione elettronica.
Il trasmittente
Il trasmittente è il soggetto che trasmette al Sistema di Interscambio (SdI) la fattura elettronica per conto del cedente. Anche in quasto caso, ad esempio una società che eroga servizi di fatturazione elettronica.
Pubblica Amministrazione (PA)
La Pubblica Amministrazione rappresenta lo Stato in tutte le sue articolazioni, sia centrali che periferiche.
Privati
Gergalmente si definiscono privati tutti operatori economici che non sono Pubblica Amministrazione. Sono professionisti, artigiani, imprese, organizzazioni di vario tipo...
Altre cose che hanno a che fare con la fatturazione elettronica
Sistema di Interscambio (SdI)
Il Sistema di Interscambio è il soggetto posto tra il cedente (soggetto che ha fornito beni o servizi) e il committente (il soggetto che ne ha beneficiato). Ha il compito di smistare le fatture elettroniche ai destinatari e raccogliere e inviare diverse informazioni.
Codice Univoco Ufficio
Il Codice Univoco Ufficio (meglio noto come Codice Univoco) è un codice alfanumerico composto da sei caratteri che identifica la Pubblica Amministrazione destinataria della fattura elettronica. L'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) è l'elenco completo dei codici univoci corrispondenti a qualsiasi ufficio appartenente alla Pubblica Amministrazione dello Stato Italiano. Tale Indice è tenuto aggiornato dall'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) controllata dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri.
Codice Destinatario
Il Codice Destinatario è un codice alfanumerico composto da sette caratteri che consente l'univoca individuazione del soggetto privato a cui è destinata una fattura elettronica. Questo codice è reperibile attraverso un apposito servizio del Sistema di Interscambio che può essere richiesto solamente dai soggetti titolari di un canale di trasmissione accreditato per la ricezione delle fatture elettroniche.
L'identificazione univoca dei soggetti privati che intendono ricevere le fatture elettroniche mediante il canale PEC (Posta Elettronica Certificata) senza transitare dal Sistema di Interscambio avviene utilizzando il codice destinatario standard composto da sette zeri (0000000) e la PEC del destinatario nell'apposito campo del file XML contenente la fattura elettronica.
Notifiche
Le notifiche sono di diverso tipo e forniscono informazioni circa il percorso compiuto dalla fattura elettronica prima della sua collocazione in conservazione sostitutiva.
Ad esempio nel caso in cui una fattura elettronica viene scartata perché non ha superato i previsti controlli, il Sistema di Interscambio emette una notifica di scarto che avvisa il trasmittente di tale evento.
Ancora, se il Sistema di Interscambio consegna la fattura eletronica al destinatario, emette una notifica di consegna al trasmittente per certificare questo evento.
Conservazione sostitutiva
Contrariamente a quanto avveniva con le fatture cartacee, poiché la fattura elettronica è immateriale non è possibile riporla in un faldone e conservarla per il periodo imposto dalle norme (dieci anni). Pertanto la legge ha definito una modalità specifica di conservazione, che interessa tutti i documenti digitali. La conservaizone sostitutiva. Un documento digitale (la nostra fattura elettronica) è conservato a norma se è possibile identificare univocamente il creatore, è possibile univocamente indoviduare la data di creazione e, soprattutto, è garantita la sua immodificabilità nel tempo. L'identità e l'immodificabilità è garantita attraverso l'apposizione della firma digitale, la data certa è garantita dall'apposizione di una marca temporale.
Firma digitale
La firma digitale di un documento informatico è l'equivalente di una firma autografa apposta su un documento cartaceo. Serve a garantire l'autenticità del sottoscrittore e l'integrità del documento dopo la sua apposizione. Non è ripudiabile, pertanto ha pieno valore legale, proprio come una firma autografa su un documento cartaceo.
Marca temporale
La marca temporale consente di associare data e ora certe a un documento informatico. Si tratta di un servizio offerto da Soggetti Certificatori Accreditati a norma di legge. Nel caso di apposizione su di un documento firmato digitalmente ne attesta il momento in cui questo è stato creato, trasmesso o archiviato. Pertanto ne garantisce la validità nel tempo. Per la fattura elettronica, garantisce la sua conservazione per il periodo decennale imposto dalla legge.